Steeds meer organisaties kijken kritisch naar hun afhankelijkheid van Amerikaanse clouddiensten. Niet alleen vanwege privacy en gegevensbescherming, maar ook vanwege kosten, veranderende voorwaarden en de vraag hoeveel controle je als organisatie eigenlijk nog hebt over je eigen digitale omgeving. Google Workspace en Microsoft 365 zijn uitstekende platforms. Ik werk er al jaren mee en adviseer ze ook regelmatig aan klanten. Toch betekent dat niet dat er geen betere alternatieven zijn waar privacy en soevereiniteit hoog in het vaandel staan.
Vanuit TechConnect ben ik daarom begonnen met het testen van Soverin Suite, een Nederlandse oplossing die e-mail combineert met agenda’s, contacten, bestandsopslag, online documenten, communicatiemogelijkheden en nog veel meer.
Ik wilde vooral weten hoe zo’n omgeving zich in de praktijk gedraagt. Niet op basis van een demonstratie of presentatie, maar door daadwerkelijk domeinen over te zetten, bestaande mailboxen te migreren, verschillende mailclients aan te sluiten en de beschikbare applicaties te gebruiken. En inmiddels heb ik meerdere domeinen van Google Workspace naar Soverin verhuisd, mijn dagelijkse e-mailomgeving opnieuw ingericht en geëxperimenteerd met een aanvullende webmailclient genaamd MailFlow, puur omdat het kan.
In dit artikel deel ik mijn eerste bevindingen, inclusief een aantal aandachtspunten en zaken die wat mij betreft nog beter kunnen.
Waarom Soverin?
Als IT consultant vind ik het belangrijk om niet uitsluitend oplossingen van de bekende grote leveranciers aan te bieden of mee te werken. Denk bijv aan de afhankelijkheid van een leverancier, internationale wetgeving, de opslaglocatie van bedrijfsgegevens en de mogelijkheid om diensten afzonderlijk te vervangen. Bij kleinere organisaties zie ik bovendien regelmatig dat een groot deel van de functionaliteiten, waarvoor maandelijks wordt betaald, nauwelijks wordt gebruikt. Sommige bedrijven hebben vooral behoefte aan betrouwbare zakelijke e-mail, gedeelde agenda’s, contacten en een centrale plek voor documenten. Daarvoor hoeft niet noodzakelijk een compleet Microsoft- of Google ecosysteem te worden ingezet.
Mijn uitgangspunt is niet dat Amerikaanse clouddiensten per definitie onveilig of ongeschikt zijn. Het gaat mij vooral om keuzevrijheid. Een organisatie moet kunnen bepalen waar haar gegevens staan, welke software ze gebruikt en hoe eenvoudig ze in de toekomst van leverancier kan veranderen (indien dat nodig is).
Soverin is een Nederlandse aanbieder van privacygerichte e-maildiensten die dit al jaren heel goed doet. Met Soverin Suite wordt die basis uitgebreid tot een bredere werkomgeving, waarin e-mail, documenten, agenda’s, contacten en communicatie samenkomen. De suite maakt gebruik van Nextcloud en wordt bij Soverin in Nederland gehost, onder Nederlandse wetgeving.
De omgeving die ik momenteel test, bevat onder andere:
- Soverin Mail voor e-mail (unlimited domeinen en aliassen)
- Nextcloud Mail voor het beheren van e-mail vanuit de suite
- Nextcloud Calendar voor agenda’s en afspraken
- Nextcloud Contacts voor adresboeken
- Nextcloud Files met in mijn testomgeving 1 TB opslagruimte
- Euro Office voor het online bewerken van documenten
- Nextcloud Talk voor chat en videogesprekken
- Nextcloud Photos voor het beheren van afbeeldingen
Het interessante aan deze combinatie is dat de verschillende onderdelen niet allemaal afkomstig hoeven te zijn van dezelfde softwareontwikkelaar. Soverin verzorgt de e-maildienst (en dat doen ze erg goed), terwijl Nextcloud de bredere samenwerkingsomgeving vormt. Daardoor ontstaat een alternatief dat op open standaarden en bestaande softwarecomponenten is gebaseerd. De centrale vraag blijft natuurlijk of die combinatie in het dagelijks gebruik ook prettig werkt.
Een bestaand domein toevoegen aan Soverin
Mijn eerste stap was het koppelen van bestaande domeinnamen. Voor TechConnect gebruik ik Cloudflare als DNS provider. Dat betekent dat ik mijn domeinen en DNS instellingen daar kan blijven beheren. Een domeinnaam hoeft namelijk niet naar Soverin verhuisd te worden om de e-maildienst of andere onderdelen te gebruiken (maar dat kan wel). Je voegt het domein toe aan het Soverin dashboard (waar je direct toegang toe krijgt na het aanmelden) en configureert vervolgens de benodigde DNS records bij je eigen DNS provider. En dat is prettig, zeker wanneer een domein naast e-mail ook wordt gebruikt voor websites, applicaties, VPN verbindingen of andere diensten. De volgende stap is om de bestaande aliassen en gebruikers aan te maken via het Soverin Dashboard.
Zodra de MX records zijn aangepast en de DNS wijzigingen zijn verwerkt, wordt nieuwe inkomende e-mail bij Soverin afgeleverd, maar natuurlijk is het ook belangrijk om overige DKIM en SPF records toe te voegen om ervoor te zorgen dat alle mail goed wordt afgeleverd en kan worden verzonden zonder problemen. Al deze informatie vind je onder het kopje Domains (Domeinen) in het Soverin Dashboard.
Soverin ondersteunt zoals gezegd meerdere domeinen en biedt mogelijkheden voor e-mailfilters, doorsturen en het beheren van ongewenste berichten. Maar wat ik belangrijk vind, is dat aliassen niet alleen inkomend moeten werken. Wanneer je een alias gebruikt voor zakelijke communicatie, wil je bij het beantwoorden van een bericht ook daadwerkelijk vanaf dat adres kunnen verzenden en dat kan! Dat is iets wat ik bij iedere migratie expliciet controleer.
Migratie
Soverin biedt een importfunctie waarmee bestaande e-mail vanuit een andere provider kan worden overgezet. Daarbij is het belangrijk om onderscheid te maken tussen het verhuizen van bestaande berichten en het wijzigen van de daadwerkelijke mailaflevering. Een gebruikelijke migratie bestaat uit verschillende stappen:
- Eerst worden de mailboxen (gebruikers) op de nieuwe plek aangemaakt.
- Vervolgens wordt verbinding gemaakt met de bestaande mailbox via bijvoorbeeld Google Workspace of Microsoft 365.
- De bestaande berichten en mappen worden naar de nieuwe omgeving gekopieerd.
- Pas wanneer de gegevens voldoende zijn gecontroleerd, worden de MX records aangepast zodat nieuwe e-mail bij Soverin binnenkomt.
- Bij grotere mailboxen kan het kopiëren enige tijd duren. In mijn geval duurde het bijna 20 uur om alle 120.000 mails te importeren vanuit Google Workspace. De agenda en contacten migreer je overigens daarna apart (met een export en import).
Zoals gezegd, de benodigde tijd van de import hangt af van het aantal berichten, de hoeveelheid gegevens, de snelheid van de verbinding en eventuele beperkingen bij de oorspronkelijke provider.
Soverin mail gebruiken via Apple Mail, Thunderbird, Outlook, Webmail of iets anders
Een van de belangrijkste voordelen van Soverin vind ik de ondersteuning voor open e-mailstandaarden. Je bent niet verplicht om een specifieke mail applicatie te gebruiken. Soverin ondersteunt IMAP voor het ophalen en synchroniseren van berichten en SMTP voor het verzenden ervan en iedere app of client krijgt een uniek eigen wachtwoord om de beveiliging zo goed mogelijk te houden.
Zelf gebruik ik Apple Mail op zowel mijn Macs als mijn iPhone. De apparaten zijn verbonden met mijn Soverin mailbox en dat werkt prettig, omdat ik de vertrouwde Apple interface kan blijven gebruiken. Apple Mail heeft bovendien een mooi voordeel bij agenda uitnodigingen: Wanneer iemand een uitnodiging verstuurt, kan Apple Mail de kalenderinformatie herkennen en direct verwerken. Datzelfde werkt natuurlijk ook prima met Outlook of andere bestaande e-mail clients.
Soverin heeft overigens ook webmail, zowel een eigen variant als (indien je gebruik maakt van Nextcloud) via de Nextcloud webmail omgeving. Beiden zijn prima voor de basis maar…. ik wilde een stapje verder gaan en onderzoeken of ik een moderne, zelfstandige webmail omgeving kon gebruiken, die los staat van de provider. En na een half dagje allerlei tools en apps testen, kwam ik uiteindelijk uit bij MailFlow. Dit is een gratis, zelf te hosten webmailclient die meerdere bestaande IMAP- en SMTP-accounts (en ook GMail, iCloud, 365 en andere e-mail providers ondersteunt) in een interface kan combineren zonder ook maar een app op je apparaten te moeten installeren.
Het is belangrijk om te benadrukken dat MailFlow geen mailserver is maar een web applicatie. De daadwerkelijke e-mail blijft (in ons geval) bij Soverin opgeslagen (of bij de andere gekoppelde providers van de mailboxen).
Ik heb jarenlang met Gmail gewerkt en ben behoorlijk gewend geraakt aan de interface. Daarom was ik benieuwd hoe dicht MailFlow daarbij in de buurt zou kunnen komen en mijn eerste indruk was positief. Het pakket biedt een overzichtelijke interface met een linkerzijbalk voor accounts en mappen, een middelste kolom voor berichten en een rechterpaneel waarin het geselecteerde bericht wordt geopend. Die indeling werkt prettig op een breed beeldscherm en daarnaast ondersteunt MailFlow verschillende weergaven, thema’s, conversaties en categorieën en kun je het exact tweaken zoals je dat zelf wilt. Ook kun je een AI koppelen om berichten snel te zoeken, te helpen met het opstellen van mails en nog veel meer. Hieronder een voorbeeld van de huidige interface:
Een belangrijke functie die ik wilde testen, was het ontvangen van pushmeldingen aangezien er nog geen dedicated app van MailFlow op dit moment beschikbaar is. Maar MailFlow kan als Progressive Web App op een iPhone worden geïnstalleerd. Daarvoor open je de applicatie in Safari en voeg je deze toe aan het beginscherm van je mobiel.
Om pushmeldingen te activeren, moest ik op de server eerst VAPID sleutels configureren. Na het toevoegen van deze sleutels aan de Docker configuratie en het opnieuw starten van de backend kon ik pushmeldingen inschakelen en dat werkte vervolgens direct. Bij een nieuw bericht verscheen een melding op mijn iPhone en werd ook het aantal ongelezen berichten op het app icoon weergegeven. Voor een zelfgehoste webmailclient is dat een bijzonder prettige toevoeging.
Klein minpuntje; Agenda invites
Als je van iemand een agenda uitnodiging krijgt wil je deze kunnen accepteren (of weigeren) en direct laten toevoegen aan je agenda. MailFlow biedt momenteel nog niet dezelfde geïntegreerde verwerking van kalenderuitnodigingen als Apple Mail, Outlook of Gmail. Er bestaan al verzoeken bij de ontwikkelaar om ondersteuning voor iCalendar uitnodigingen en CalDAV verder uit te breiden, maar voorlopig gebruik ik daarom Apple Mail en de ingebouwde agenda wanneer ik een afspraak wil accepteren of aan mijn agenda wil toevoegen.
MailFlow is een interessante aanvulling op Soverin (of welke e-mail provider dan ook), de applicatie biedt een moderne webinterface, ondersteunt meerdere mailboxen en laat zich uitgebreid aanpassen. Voor mij zijn vooral de gezamenlijke inbox, de drie kolommen en aangepaste layout, de integratie met eigen SSO providers (bijv PocketID of Authentik) en de mobiele pushmeldingen belangrijke voordelen. Tegelijkertijd blijft het een open sourceproject. Dat betekent dat je zelf verantwoordelijk bent voor de installatie, updates, beveiliging, monitoring en back ups. Ook zijn niet alle functies die je uit Gmail of Apple Mail kent al aanwezig. Voor organisaties die liever volledig ontzorgd worden, is een eigen MailFlow server daarom niet automatisch de beste oplossing. Maar voor technisch beheerde omgevingen vind ik het een interessante combinatie als alternatief.
Nextcloud bij Soverin: de Suite
Naast e-mail is de Nextcloud integratie een van de belangrijkste onderdelen van Soverin Suite. Hiermee wil Soverin meer bieden dan uitsluitend een vervanging voor Gmail of Exchange Online. Nextcloud vormt de basis voor een bredere werkomgeving met bestanden, agenda’s, contacten, documenten en communicatie. In mijn omgeving zijn onder andere Mail, Calendar, Contacts, Files, (Euro) Office, Talk en Photos beschikbaar.
De komende periode wil ik vooral onderzoeken hoe goed deze onderdelen met elkaar samenwerken en in hoeverre ze een praktisch alternatief vormen voor de functies van Google Workspace en Microsoft 365.
Een van de onderdelen waar ik bijzonder benieuwd naar ben, is Euro Office. Binnen de suite wordt deze kantooromgeving gebruikt voor het online bewerken van documenten. Daarmee richt Soverin (en Nextcloud) zich op functionaliteiten die gebruikers kennen van Google Docs en Microsoft Office voor het web. De belangrijkste vraag is natuurlijk hoe goed bestaande documenten worden ondersteund. Vooral bij zakelijke documenten kunnen namelijk kleine verschillen in opmaak grote gevolgen hebben, denk bijvoorbeeld aan complexe Word documenten, spreadsheets met formules, presentaties en documenten die door meerdere personen tegelijk worden bewerkt.
Voor mijn verdere beoordeling wil ik daarom niet alleen eenvoudige documenten openen, maar ook bestaande Office bestanden met uitgebreidere opmaak testen en dat gaan we de komende tijd nog verder uitgebreid testen.
Soverin Suite, Google Workspace en Microsoft 365
Na deze eerste tests is duidelijk dat Soverin Suite een andere benadering kiest dan Google en Microsoft. De functionaliteit overlapt op veel punten, maar de platforms zijn niet 100% identiek.
| Onderdeel | Google Workspace | Microsoft 365 | Soverin Suite |
|---|---|---|---|
| Zakelijke e-mail | Gmail | Exchange Online | Soverin Mail |
| Webmail | Gmail | Outlook | Soverin Webmail / Nextcloud Mail |
| Agenda | Google Calendar | Outlook Calendar | Nextcloud Calendar |
| Contacten | Google Contacts | Outlook / People | Nextcloud Contacts |
| Bestandsopslag | Google Drive | OneDrive / SharePoint | Nextcloud Files |
| Online documenten | Docs, Sheets, Slides | Word, Excel, PowerPoint | Euro Office |
| Chat en vergaderen | Google Chat / Meet | Teams | Nextcloud Talk |
| Foto’s en afbeeldingen | Drive / Photos | OneDrive | Nextcloud Photos |
| Eigen domein | Ja | Ja | Ja |
| Standaard IMAP/SMTP | Ja, met voorwaarden | Afhankelijk van account en authenticatie | Ja |
| Hosting | Google infrastructuur | Microsoft infrastructuur | Nederlandse infrastructuur bij Soverin |
Deze vergelijking gaat over de aanwezigheid van vergelijkbare onderdelen, niet over volledige functionele gelijkwaardigheid. Microsoft 365 en Google Workspace beschikken over een uitgebreid ecosysteem van beheerfuncties, beveiligingsmogelijkheden, integraties en samenwerkingsdiensten. Soverin Suite (Nextcloud) moet daarom niet uitsluitend worden beoordeeld op de vraag of er voor iedere bekende applicatie een alternatief aanwezig is, veel belangrijker is of de functies die een organisatie dagelijks nodig heeft voldoende volwassen, betrouwbaar en gebruiksvriendelijk zijn.
Waar Soverin mij aanspreekt
De belangrijkste voordelen die ik op dit moment zie zijn de nadruk op privacy, de Nederlands/Europese hosting, de ondersteuning voor open standaarden en de vrijheid om verschillende mailclients te gebruiken en in te richten naar wens. Daarnaast spreekt het mij aan dat e-mail en de overige samenwerkingsfuncties niet noodzakelijk aan een gesloten ecosysteem zijn gekoppeld.
Verdere tests en wat aandachtspunten
Er zijn ook aandachtspunten. Op dit moment kun je de Nextcloud thema’s nog niet aanpassen, is er geen manier om het Soverin logo aan te passen (naar bijv een eigen logo) en ontbreken er nog wat specifieke beheer functies. Een organisatie die overstapt vanaf Microsoft 365 of Google Workspace moet goed onderzoeken welke bestaande functies daadwerkelijk worden gebruikt. Denk aan gedeelde mailboxen, complexe agenda afspraken, documentrechten, Azure, mobiele apparaatbeheerfuncties en integraties met externe applicaties. Ook moet worden gekeken naar gebruikersbeheer, ondersteuning, back ups, herstelmogelijkheden en de continuïteit van de dienstverlening.
Een alternatief is pas interessant wanneer het niet alleen technisch werkt, maar ook beheersbaar blijft en na mijn eerste tests ben ik erg positief over de mogelijkheden van Soverin. Vooral de e-maildienst en de vrijheid om verschillende clients te gebruiken spreken mij aan. Het experiment met MailFlow heeft bovendien laten zien dat je met Soverin niet vastzit aan een specifieke webmailomgeving.
De geïntegreerde Nextcloud omgeving maakt Soverin Suite vervolgens interessanter dan een zelfstandige e-maildienst. Met Files, Calendar, Contacten, online Office, Talk en Photos zijn de belangrijkste onderdelen voor een digitale werkomgeving aanwezig. Of deze combinatie voor iedere organisatie een volwaardig alternatief vormt voor Google Workspace of Microsoft 365 kan ik na de eerste tests nog niet definitief beoordelen, daar is meer tijd voor nodig. De komende periode ga ik daarom vooral de samenwerking tussen de verschillende applicaties, de prestaties en het dagelijks gebruik verder onderzoeken.
